Rechtssichere E-Mail-Archivierung für KMUs und Freiberufler – in der Praxis leider oft mangelhaft

Eine Umfrage von YouGov zeigte auf, dass drei von vier Kleinunternehmen nichts über die rechtssichere E-Mail-Archivierung wissen und 73 % der Mitarbeiter die gesetzlichen Vorgaben der E-Mail-Archivierung nicht kennen. Teilweise herrscht in den Firmen ein sehr pragmatischer Umgang mit älteren E-Mails. So verbleiben die E-Mails im Postfach ohne archiviert zu werden, manche werden nach einer gewissen Zeit einfach gelöscht. Quelle

Dies ist nicht unproblematisch. Denn die die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) regelt die rechtskonforme E-Mail-Archivierung bereits seit dem 1. Januar 2015. Allerhöchste Zeit also, dass sich auch kleinere Unternehmen mit dieser gesetzlichen Vorgabe auseinandersetzen und die Archivierung entsprechend umsetzen. Wichtig zu wissen ist, dass eine mangelhafte oder fehlende Archivierung grundsätzlich mit einer Nichterfüllung der Buchführungspflicht gleichzusetzen ist. Und das kann zu empfindlichen Strafen und Restriktionen führen.

Was versteht man denn eigentlich unter rechtskonformer E-Mail-Archivierung nach GoBD?

Eine elektronische Archivierung muss einen schnellen Überblick ermöglichen, die archivierten Daten müssen identisch mit dem Original und manipulationssicher sein, darüber hinaus innerhalb der Aufbewahrungsfrist verfügbar sein und maschinell auswertbar sein. Das hört sich jetzt auf den ersten Blick alles recht kompliziert an, doch hier gibt es bereits gute Lösungen, die den Firmen und Mitarbeitern diese Archivierung ganz unbemerkt abnehmen.

Welche gesetzlichen Vorgaben und Fristen bei der E-Mail-Archivierung zu beachten sind, haben wir für Sie übersichtlich in unserem Whitepaper zusammengestellt.