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Kostensenkung. Dieses Thema ist allgegenwärtig. Und bringt uns auch schon zu unserem ersten BLOG-Beitrag.

Im Jahr 2014 beschlossen wir, unsere Portokosten zu senken, indem wir unsere Rechnungen per E-Mail verschicken. Das Steuervereinfachungsgesetz aus dem Jahre 2011 half uns dabei. Dieses Gesetz erlaubt seit 2011 den Versand von Rechnungen anhängend in einer E-Mail im PDF-Dateiformat. Zuvor war das tatsächlich nur sehr eingeschränkt, z. B. mittels EDI, möglich. Seit 2015 versenden wir nun einen großen Teil unserer Rechnungen per PDF und konnten bereits im ersten Jahr bereits eine vierstellige Summe einsparen.

Über einen Partner wurden wir dann auf die rechtlichen Hintergründe aufmerksam gemacht und sahen recht schnell die Auswirkungen dieses neuen Gesetzes auf die IT und die Aufbewahrungspflichten von steuerrelevanten Dokumenten. Wir besuchten Seminare und sprachen mit Rechtsanwälten und Steuerberatern und haben auf Basis des erlernten Wissens ein Whitepaper verfasst, das in kürzester Zeit eine – für unsere Verhältnisse ;-) – starke Verbreitung fand (über 200 Downloads in einer Woche).

Die Quint-Essenz des Whitepapers: Die Gesetzeslage ist vielschichtig und kompliziert – natürlich, wie denn sonst in Deutschland. Aber mit einer E-Mail-Archivierungslösung hat man eine gute Basis gesetzeskonform zu bleiben. Es reicht nämlich nicht aus, die Rechnungen auszudrucken und abzulegen! Und wie wird mit Rechnungen verfahren, die aus dem Internet runtergeladen werden? Und warum sind das “Innerbetriebliche Kontrollverfahren” und seine Dokumentation so wichtig?

» Unser Whitepaper können Sie sich hier downloaden!