Collax Document Management

Standen Sie auch schon vor einer Mauer von Aktenordner und suchten verzweifelt nach dem einen Dokument? Oder baten einen Mitarbeiter und mussten dann doch selber suchen? Am Ende war es gar falsch abgelegt? Dies sind die Zeitdiebe, vor denen uns die Digitalisierung bewahren kann.

In einer zunehmend digitalen Welt ist es entscheidend, effiziente und sichere Lösungen für das Dokumentenmanagement zu finden. Das Collax Document Management bietet Ihnen eine umfassende Lösung, die Ihre Arbeitsabläufe optimiert, die Dokumentenverwaltung vereinheitlicht und Kosteneinsparungen ermöglicht.

Optimierte Arbeitsabläufe

In der heutigen Informationsflut ist es entscheidend, schnell und effizient auf relevante Daten zugreifen zu können. Mit dem Collax Document Management optimieren Sie Ihre Arbeitsabläufe. Die intuitive Benutzeroberfläche ermöglicht es Ihren Mitarbeitern, Dokumente schnell und einfach zu erstellen, zu bearbeiten und zu verwalten. Automatisierte Prozesse reduzieren manuelle Eingriffe und minimieren Fehlerquellen. Dokumente lassen sich jederzeit leicht auffinden. Entweder weil sie über die Kategorisierung sofort erreichbar sind oder über die indizierte Volltextsuche unmittelbar gefunden werden.

Einfache Suche, schnelles Finden

Die Auffindbarkeit von Dokumenten ist entscheidend für die produktive Arbeit. Mit unserer Lösung auf Basis von Paperless-ngx profitieren Sie von einer leistungsstarken indizierten Suche, die es Ihnen ermöglicht, relevante Informationen in Sekundenschnelle zu finden. Durch die Indizierung aller Dokumente werden Schlüsselwörter und Metadaten erfasst, sodass Suchanfragen blitzschnell bearbeitet werden können. Ergänzend dazu sorgt eine durchdachte Kategorisierung Ihrer Dokumente dafür, dass Sie diese nicht nur über Suchbegriffe, sondern auch über definierte Kategorien und Ordnerstrukturen schnell erreichen können. Diese Kombination aus indizierter Suche und intelligenter Kategorisierung gewährleistet, dass Sie jederzeit den Überblick behalten und gezielt auf benötigte Informationen zugreifen können – ganz gleich, ob es sich um Rechnungen, Zeitschriften, Verträge, Berichte oder andere wichtige Unterlagen handelt.

Sichere Datenverwaltung

Datensicherheit hat oberste Priorität. Mit Paperless-ngx profitieren Sie von modernsten Sicherheitsstandards, die Ihre sensiblen Informationen schützen. Unsere Lösung bietet eine verschlüsselte Datenübertragung sowie mehrstufige Authentifizierungsprozesse, um unbefugten Zugriff zu verhindern. Darüber hinaus gewährleisten regelmäßige Backups und ein robustes Berechtigungsmanagement, dass Ihre Daten jederzeit sicher und verfügbar sind. Vertrauen Sie darauf, dass Ihre Informationen in besten Händen sind.

Kosteneinsparungen

Die Implementierung Collax Document Management führt nicht nur zu einer Verbesserung der Effizienz, sondern auch zu erheblichen Kosteneinsparungen. Nicht nur die Reduzierung des Papierverbrauchs senken Ihre Betriebsausgaben nachhaltig. Auch minimieren automatisierte Prozesse den Zeitaufwand für administrative Aufgaben, was wiederum Ressourcen freisetzt und Ihr Unternehmen agiler macht.

Präzise Texterkennung

Dank der OCR-Funktionalität können Sie auch gescannte Dokumente und Bilder in durchsuchbare Texte umwandeln, was die Auffindbarkeit von Informationen erheblich verbessert. Der Clou: zum Kategorisieren kann dem Dokument beim Scannen ein Barcode beigelegt werden. Die automatische Texterkennung spart nicht nur Zeit bei der Suche nach spezifischen Daten, sondern erhöht auch die Produktivität Ihrer Mitarbeiter, da sie sich auf wertschöpfende Aufgaben konzentrieren können, anstatt Zeit mit der manuellen Eingabe oder Durchsicht von Papierdokumenten zu verbringen.

Einfacher Einstieg

Wer, wie wir, mit dem Rechnungseingang startet, will ein Document Management System nicht mehr missen. Mit einem Blick sind offene von bezahlte Rechnungen auseinandergehalten. Rechnungen, die noch per Post kamen, werden vom Scanner direkt als Dokument abgelegt und entsprechend kategorisiert. Der Monatsabschluss ist im Handumdrehen gemacht. Nur noch selten mahnt der Steuerberater fehlende Rechnungen an.

Collax Central

Mit Collax Central haben Sie jederzeit den Überblick über alle Collax Server. Das erleichtert die Administration erheblich. Durch die aktive System-Überwachung weist Collax Central frühzeitig auf sich anbahnende Probleme hin und bietet ein effektives Werkzeug für eine effiziente und schnelle Administration. Hier laufen alle Informationen zusammen. So können Probleme in einer großen Server-Landschaft auf einen Blick erkannt werden. Sporadische und regelmäßige Wartungsaufgaben sind schnell erledigt.

Stets alles im Blick

Durch die kompakte Gesamtübersicht sind alle wichtigen Informationen zu Hardware-Auslastung, Updates und Lizenzlaufzeiten sofort einsehbar. Viele weitere Detailinformationen lassen sich mit einem Klick einblenden. Steht eine Wartungsarbeit an oder ist ein Problem erkannt, ist zur Durchführung der Administrationsaufgabe schon ein weiterer Klick ausreichend.

Hierarchie und Struktur machen den Unterschied

Alle Server können in eine frei konfigurierbare, hierarchische Struktur einsortiert werden. Der Administrierende kann sein individuelles Dashboard kreieren, je nach Anforderung. Somit hat er alle Informationen schnell und übersichtlich vorliegen. Die flexible Suchfunktion sowie eine Vielzahl an Filtern ergänzen den Funktionsumfang.

Collax Advanced Networking

Nahezu jedes Unternehmen ist abhängig von einer schnellen und funktionierenden Netzwerkverbindung. Das Modul Collax Advanced Networking bietet alles, um das Netzwerk auch zu Spitzenzeiten ohne Einschränkungen am Laufen zu halten. Über das Bandbreiten-Management können wichtige Anwendungen priorisiert werden. Die Funktion des Policy Based Routing und Multi-WAN sorgen dafür, dass der komplette Datenverkehr optimal auf die vorhandenen Verbindungen aufgeteilt wird. Abgerundet wird das Modul durch eine Einbruchserkennung und -verhinderung.

Bandbreiten-Management

Mit Hilfe des Bandbreiten-Management können Anwendungen die Bandbreite des Netzwerks effizienter nutzen. Für moderne Kommunikation über das Internet, wie VoIP oder Online-Meetings ist es wichtig, die Bandbreite intelligent zu verwalten und zu priorisieren.

Policy Based Routing

Eine sehr elegante Methode, Daten in einem Netzwerk zu kanalisieren, bietet das dienstbasierte Routing (Policy Based Routing). Gibt es mehrere Wege für die Daten, ein Ziel zu erreichen, kann der Weg in Abhängigkeit vom Protokoll festgelegt werden. Die Regeln können sowohl auf durchgeleitete als auch lokal entstandene Verbindungen (z. B. Proxy, VPN) angewendet werden.

Multi-WAN

Multi-WAN ermöglicht es, Leitungen zu bündeln und damit Netzwerkverbindungen äußerst kostengünstig mit hohen Bandbreiten aufzubauen. Das integrierte Load Balancing sorgt für die Lastverteilung sowie maximalen Durchsatz und Ausfallsicherheit.

Die Einbruchserkennung und -verhinderung

Die Einbruchserkennung und -verhinderung (IDS: Intrusion Detection System / IPS: Intrusion Prevention System) sorgt für zusätzliche Sicherheit. Das System erkennt böswillige Versuche, unberechtigten Zugang zu erlangen. Angreifende können automatisch durch die Firewall geblockt werden, noch bevor sie Schaden anrichten können.

Collax Avira AntiVir

Collax Avira AntiVir ist ein hochwertiges und verlässliches Produkt zum Schutz vor Viren und anderer Schadsoftware. Es basiert auf der Technologie des marktführenden Anti-Viren Unternehmen Avira.

Collax hat die mehrfach ausgezeichnete und weit verbreitete Anti-Viren Software perfekt auf die Collax C-Server angepasst. Auf Klick wird die Lösung nahtlos integriert und bietet sofort maximalen Schutz vor Bedrohungen aus dem Internet. Dabei baut Collax Avira AntiVir auf drei verschiedene Mechanismen auf: E-Mail Scanner, File-Scanner und Web-Traffic Scanner.

Collax bietet folgende Varianten der bewährten Anti-Viren Software an:

E-Mail Scanner mit File Scanner

Installiert auf der Collax Groupware Suite, bieten wir mit der Erweiterung Collax Avira AntiVir Schutz vor unerwünschten E-Mails und bösartigem Content. Dabei integrieren wir die E-Mail Scanner und File-Scanner Technologie von Avira nahtlos in unsere Server.

Web Traffic Scanner mit File Scanner

In einer zweiten Variante bieten wir den Web-Traffic Scanner zusammen mit dem File-Scanner als Erweiterung für die Collax Groupware Suite an. Kontrollieren Sie damit effizient und einfach die Internetnutzung innerhalb Ihres Unternehmens. Gleichzeitig sorgen Sie mit dem File-Scanner für mehr Sicherheit durch die Überprüfung manuell ins Unternehmen gebrachter Daten (z.B. über USB-Sticks oder Smartphones).

File Scanner

Als dritte Variante bieten wir nur den File-Scanner als Erweiterung zur Collax Groupware Suite an. Damit sorgen Sie für maximale Sicherheit für alle Ihre Daten. Der File-Scanner identifiziert und eliminiert zuverlässig infizierte Dokumente.

Collax Virus Protection powered by Bitdefender

Collax Virus Protection ist ein weiteres Lösungsprodukt, das wir zum Schutz vor Viren empfehlen und anbieten. Es richtet sich speziell an kleine und mittlere Unternehmen. Die Lösung nutzt die vielfach ausgezeichnete Technologie von Bitdefender. Schnell installiert, bietet sie dreifachen Schutz für Ihr Unternehmen:

E-Mail Scanner

Der E-Mail Scanner powered by Bitdefender identifiziert, analysiert und eliminiert unerwünschte E-Mails mit bösartigem Content.

Web Traffic Scanner

Der Web Traffic Scanner von Collax Virus Protection erlaubt eine effiziente und sinnvolle Kontrolle der Internetnutzung. Die Erfahrung und das Know-how von Bitdefender verbunden mit Collax sind ein Gewinn für die Sicherheit Ihres Unternehmens.

File Scanner

Ein Großteil der Viren gelangt auf manuelle Weise ins Unternehmen, z.B. über infizierte Dateien auf USB-Sticks oder Smartphones. Die infizierten Dateien werden dann auf einem File-Server abgelegt und können sich nun im ganzen Unternehmen ausbreiten. Mit einem File Scanner können Sie derartige Dateien identifizieren und eliminieren. Die Verwendung des Bitdefender File Scanners auf einem Collax Server erlaubt eine akurate Lokalisierung sowie eine effiziente Scantechnik.

Collax bietet alle drei Methoden entweder einzeln oder als Gesamtpaket an.

Collax Anti Spam powered by Bitdefender

Collax Anti Spam powered by Bitdefender kombiniert gleich mehrere Technologien zur Spam- und Phishing- Erkennung, um Cyberbedrohungen im E-Mail-Verkehr zu erkennen und blockieren. E-Mails werden erfasst und durchlaufen eine Vielzahl von Blacklists, Reputationssystemen und Technologien zur Inhaltsfilterung, um Spam, Phishing, Erpressungsbetrug und Malspam-Angriffe zu erkennen und einen vollständigen E-Mail-Schutz für interne Benutzer und Kunden zu gewährleisten.

Hohe Erkennungsrate unabhängig von Sprache und Region

Der Spam-Filter von Collax Anti Spam zeichnet sich durch eine hohe Erkennungsrate aus. Die Erkennungsrate der Lösung wird nicht durch Sprache beeinflusst. Collax Anti Spam powered by Bitdefender nutzt Informationen, die nicht von sprachlichen oder regionalen Merkmalen abhängen; daher bietet es für Benutzer in aller Welt die gleichen Erkennungsraten.

Hoher Durchsatz, hohe Leistung

Collax Anti Spam wurde speziell darauf ausgelegt, einen hohen Durchsatz zu gewährleisten, ohne dabei die Leistung Ihrer Systeme erheblich zu beeinträchtigen … für mehr Effizienz in Ihrem Unternehmen.

Schützt E-Mail-Server und Collaborations-Plattformen

Eine präzise Spamfilterung beseitigt mehr als 99,9 % aller unerwünschten Nachrichten und reduziert falsch positive Meldungen auf ein Minimum. Durch den Einsatz leistungsfähiger Antispam-Lösungen werden Produktivitätsverluste durch Spam und unnötige technische Ausgaben vermieden.

Nicht nur eingehender Spam verursacht Kosten und Risiken, auch der ausgehende E-Mail-Verkehr muss risikofrei sein, um zu verhindern, dass Ihre Infrastruktur für den Versand von Spam und Viren missbraucht wird. Andernfalls besteht die Gefahr, dass Ihre IP und Ihre Domains auf eine “Blacklist” gesetzt werden.

Collax E-Archiv

Archiv für E-Mail und E-Invoicing

Jedes steuerpflichtige Unternehmen ist angewiesen, geschäftsrelevante E-Mails und E-Rechnungen (elektronische Rechnungen) revisionssicher zu archivieren. Das Collax E-Archiv stellt eine einfache Möglichkeit dar, die Vorgaben des Finanzministeriums zu erfüllen. Um darüber hinaus die tägliche Arbeit mit E-Mails zu erleichtern, kann jedem Mitarbeitenden der Zugriff auf ein eigenes E-Mail-Archiv gegeben werden.

Schnelle Inbetriebnahme

Das Collax E-Archiv lässt sich schnell und einfach aktivieren. Es archiviert eingehende wie auch ausgehende E-Mails und E-Rechnungen und leitet eine unveränderte Kopie an den Mail-Server weiter. Dieser Prozess erfolgt automatisch und manipulationssicher. Die Archivierung kann auch durchgeführt werden, wenn die Mails an einen anderen Mail-Server weitergeleitet werden.

Ein Archiv für jeden Benutzenden

Über die Verpflichtung hinaus kann jedem Mitarbeitenden der Zugriff auf ein eigenes E-Mail-Archiv gewährt werden. Eine mächtige Suchfunktion erlaubt es, umfangreiche Recherchen in alten Korrespondenzen zu führen. Jeder Benutzende kann E-Mails selbst wiederherstellen. Zudem sorgt die Archivierung für eine nachhaltige Entlastung des Mail-Servers.

Erfüllung rechtlicher Vorgaben

Die E-Mails erhalten vor der Weitergabe an den Mail-Server eine Indizierung. Damit können die E-Mails später schneller gefunden werden. Zudem erhalten sie eine Signatur, so dass beim Abruf die Authentizität und die Integrität überprüft werden kann. Für die längerfristige, revisionssichere Aufbewahrung werden automatisch Abbilder für Nur-Lese-Medien wie CD, DVD oder Blu-ray Disc erzeugt.

Missbrauch ausschließen

Wird es notwendig im gesamten Archiv zu recherchieren, kann die auditdurchführende Person auf alle E-Mails und E-Rechnungen zugreifen. Um einen Missbrauch zu verhindern, ist es notwendig, dass ein zweiter Benutzender (z. B. ein Betriebsrat oder Betriebsrätin) nach dem Vier-Augen-Prinzip den Vollzugriff mit einem zweiten Passwort bestätigt. Es wird eine E-Mail-Benachrichtigung an eine hinterlegte Adresse ausgelöst. Jede durchgeführte Suche wird vom System protokolliert.

Rechtliche Lage

Das Finanzministerium hat mit den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) konkretisiert, wie mit steuerrelevanten Daten, die nicht in Papierform verarbeitet wurden, verfahren werden muss. Die Richtlinie schreibt eine langfristige, unveränderliche und sichere Aufbewahrung der Nachrichten vor. Eine konventionelle Archivierung als Ausdruck schließt sie explizit aus.

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Kopano Groupware für Collax Server

Themen wie BYOD, File-Sharing und Web-Meetings sind nicht nur Schlagworte, sondern beherrschen auch den Arbeitsalltag kleiner und mittelständischer Unternehmen mehr und mehr. Eine firmenweitverfügbare IT-Plattform ist hier für die Business-Kommunikation unerlässlich.

Groupware auf dem Desktop, im Browser oder Mobil

Die Kopano Groupware bietet alle bekannten E-Mail-, erweiterte Kalender- und Kontakte-Funktionen, damit Sie produktiv sein können. Mit dem browser-basierten Interface bekommen Sie den Überblick über das, was für Sie wichtig ist, ob es sich um eingehende E-Mails, Ihren Wochenplan oder die Kontaktdaten handelt.

Web-Meetings

Treffen Sie sich online in einer unvergleichlichen Video- und Audioqualität, direkt über die Groupware WebApp. Verwenden Sie den Präsentationsmodus, um die Produktivität Ihres Teams zu erhöhen oder teilen Sie einfach Ihren Bildschirm für die Teilnehmenden.

Erkennen Sie, wer online ist und starten Sie ein Online-Meeting oder Chat mit nur einem Mausklick.

Laden Sie externe Teilnehmende zum Web-Meeting über eine E-Mail oder direkt aus der Besprechungsanfrage ein. Sie benötigen lediglich einen Browser, um an der Besprechung teilnehmen zu können.

File Sharing – Behalten Sie die Kontrolle

Es ist leicht, Dateien und Ordner zu teilen, indem Sie Ihre vorhandenen Speicher Tools wie Collax Net Storage oder Owncloud/Nextcloud verwenden. Mit dieser Funktion können Sie Ihre Ordner durchsuchen und kontrollieren, wer Zugriff auf gemeinsam genutzte Daten hat, ohne zu einer anderen Anwendung zu wechseln.

Und wenn jemand eine Datei oder einen Ordner mit Ihnen teilt, können Sie direkt aus der WebApp-Schnittstelle daran arbeiten.

Mobilzugriff

Mit der reibungslosen Synchronisation haben Sie jederzeit aktuell E-Mails, Aufgaben und Kontakte auf Ihrem Smartphone oder Tablet. Sie können nicht nur das Adressbuch des Unternehmens synchronisieren, sondern auch Besprechungen planen und Ihre E-Mails oder Anhänge sehen und von Ihrem Telefon antworten. Keine zusätzlichen Anwendungen sind erforderlich! Die Z-Push-Funktionalität ist auch Microsoft Outlook ™ kompatibel. Ab Outlook 2013 können Daten über Z-Push synchronisiert werden.

Wiederherstellung von einzelnen E-Mails

Über den Kopano-basierten Bricklevel Backup / Restore können bequem einzelne E-Mails, Termine oder Postfächer wieder hergestellt werden.

Collax Let’s Encrypt

Let’s Encrypt ist eine Zertifizierungsstelle, die kostenlose X.509-Zertifikate für die SSL-Verschlüsselung anbietet.

Die sonst üblichen händischen Vorgänge werden durch einen automatisierten Prozess vereinfacht. Die CA der Let’s-Encrypt-Zertifikate ist bei allen gängigen Web-Browsern als vorinstallierte, vertrauenswürdige Stammzertifizierungsstelle hinterlegt. Browser melden somit keine Warnung oder Fehler bei Web-Seiten, die HTTPS mit einem Let’s-Encrypt-Zertifikat verschlüsseln. Let’s-Encrypt-Zertifikate sind primär für die Verschlüsselung von Web-Seiten vorgesehen. Sie können aber auch für andere Zwecke verwendet werden.

Das Ziel von Let’s Encrypt besteht darin, die Einrichtung eines HTTPS-Servers zu ermöglichen, der automatisch ein vertrauenswürdiges Browserzertifikat ohne menschliches Eingreifen erhält. Dies wird durch Ausführen eines Zertifikatsverwaltungsagenten auf dem Webserver erreicht.

Weitere Informationen finden Sie auch unter: https://letsencrypt.org/de/

Collax SSL-VPN

Heute müssen einige Informationen aus dem Firmennetz auch für externe Mitarbeitende jederzeit zugänglich sein. Wenn der Zugriff einfach und schnell gehen soll und zudem die Sicherheit eine wichtige Rolle spielt, ist SSL-VPN das Mittel der Wahl. Collax SSL-VPN stellt Funktionen bereit, Mitarbeitende ohne Installation von Zugangs-Software an das Firmennetz anzubinden. Für den Zugang wird nur ein gängiger Browser benötigt. Somit können Laptops, Tablet-PCs oder Smartphones genutzt werden.

Desktop im Browser

Über ein Browser-Applet ist es möglich, einen freigegebenen Rechner fernzusteuern. Der Arbeitsplatz aus der Firma wird so mobil – er kann von unterwegs oder aus dem Home-Office mühelos bedient werden. Wie gewohnt kann mit Maus und Tastatur gearbeitet werden. Alternativ ist es möglich, das unter Windows verfügbare Programm „Remotedesktopverbindung“ zu nutzen.

Desktop-Anwendungen

Ist Zugriff auf eine bestimmte Anwendung auf einem internen Server notwendig oder erwünscht, kann Collax SSL-VPN die benötigte Netzwerkverbindung aufbauen. Um die Verbindung aufzubauen, muss sich der Anwendende nur per Browser anmelden. Im Hintergrund wird die Verbindung zwischen der Anwendung und dem Server hergestellt. Der Nutzende kann nun arbeiten wie im Büro, ohne dass er einen Unterschied bemerkt.

Web-Anwendungen

Oft werden im internen Netz Web-Anwendungen eingesetzt, die nur über eine geringe Sicherheit verfügen oder ohne Anmeldung aufrufbar sind. Ein direkter Zugriff aus dem Internet ist daher nicht umsetzbar. Collax SSL-VPN ermöglicht sicheren externen Zugriff auf diese Anwendungen. Berechtigte Nutzende können nach einer Authentisierung die Anwendung in gewohnter Weise nutzen.

Sicherheit

Jeder Tunnel wird mit moderner Verschlüsselungstechnologie vor dem Zugriff von Dritten geschützt. Zudem hat der Administrierende die Möglichkeit genau festzulegen, welche Daten für welchen Mitarbeitenden, über welche Zugangsart freigegeben sind.

Collax Surf Protection

Zeitgesteuerte Nutzungskontrolle für Web-Shops, soziale Netzwerke oder Nachrichtenseiten: Bestimmen Sie, wann und auf welche Webseiten Ihre Mitarbeitenden zugreifen dürfen. Als Basis für Collax Surf Protection dient die ausgereifte URL-Datenbank von Cobion.